Produktivität am Arbeitsplatz: Der Schlüssel zum produktiven Arbeiten
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Produktives Arbeiten – was genau heißt das eigentlich? Lange Arbeitszeiten, Überstunden und haufenweise Meetings sagen erst einmal gar nichts über die Produktivität aus. Der Schlüssel zu einer hohen Produktivität am Arbeitsplatz besteht vor allem aus glücklichen Mitarbeitern und einem guten Betriebsklima. Denn nur, wer mit seiner Arbeit zufrieden ist, kann auf Dauer starke Ergebnisse erzielen.
Studien zeigen: Wer motiviert bei der Arbeit erscheint und sich an seinem Arbeitsplatz wohlfühlt, kann selbst mit wenigen Stunden deutlich mehr und bessere Ergebnisse vorweisen als ein anderer Arbeitnehmer, der viel mehr Stunden leistet – seine Zeit aber nur widerwillig absitzt. Das macht Sinn: Engagement, Zufriedenheit und Spaß an der Arbeit gelten schon lange als wichtige Erfolgsfaktoren für jedes Unternehmen. Wenn dann noch bestimmte Produktivitätskiller vermieden werden, steht einem erfüllten Arbeitstag nichts mehr im Wege.
Was heißt Produktivität am Arbeitsplatz?
Tatsächliche Produktivität lässt sich weder am Umfang der Arbeitszeit noch an der Anwesenheit messen. Vielmehr geht es um die qualitativen Ergebnisse, die in einer bestimmten Zeit erzielt werden. Als wirtschaftliche Kennzahl ist die Produktivität das Verhältnis von Output, also dem Ertrag, zu Input, also dem eingesetzten Aufwand. Je nach Beruf und Tätigkeit können Output und Input aber ganz unterschiedliche Bedeutungen haben. Gerade der Output lässt sich nicht immer einfach messen. Kreativität oder Qualität sind zum Beispiel nicht einheitlich in festen Zahlen definierbar.
Erst durch Produktivität kann ein Unternehmen wirtschaftlich wirklich erfolgreich sein. Deshalb sollte die Verbesserung von Bedingungen, die das produktive Arbeiten fördern, im Mittelpunkt der Bemühungen eines jeden Arbeitgebers stehen. Zufriedene Mitarbeiter, eine gute Work-Life-Balance und ein respektvoller Umgang miteinander sind die Erfolgsfaktoren, auf die es ankommt.
Klar ist: Niemand kann den ganzen Tag mit voller Power arbeiten. Dem steht unser natürlicher Biorhythmus im Wege. Die meisten Menschen sind vormittags am produktivsten und lassen zum klassischen Mittagstief nach. Nachmittags folgt noch eine kurze Erholung der Leistungskurve, bevor zum späten Nachmittag hin gar nichts mehr geht. Natürlich ist auch hier jeder Mensch unterschiedlich: So gibt es Frühaufsteher, die schon morgens um 6 topfit und motiviert am Laptop sitzen, oder Nachteulen, die morgens lange brauchen, um anzukommen, und dafür am späten Nachmittag oder sogar Abend ihr Leistungshoch erreichen.
Die häufigsten Produktivitätskiller
Auch wer motiviert an die Arbeit herangeht, muss die ein oder andere Herausforderung bewältigen. Stolpersteine gibt es nämlich viele. Zu den größten Produktivitätskillern gehören das Smartphone und soziale Netzwerke. Mal eben schnell den Facebook-Status checken, ein paar Whatsapp-Nachrichten beantworten oder die aktuellen News bei Twitter überfliegen: Grundsätzlich spricht nichts dagegen, jedoch lassen wir uns von Handy, Instagram & Co meist viel zu schnell und zu oft ablenken und verbringen hinterher mehr Zeit damit, als wir eigentlich wollten. Gleichzeitig unterbrechen wir immer wieder das, was wir gerade eigentlich tun, und finden schwerer wieder in die Arbeit hinein.
Aber auch einige Faktoren, die durch die Arbeit selbst entstehen, vermindern die Produktivität. Das ist vor allem Stress – ständige Erreichbarkeit durch E-Mails und Telefon, eine zu laute Arbeitsumgebung, zu wenig Pausen und zu hoher Workload sind Dinge, die uns und einer strukturierten Arbeitsweise nicht guttun. Zu viel Stress führt außerdem zu Konzentrationsschwierigkeiten, die wiederum der eigenen Arbeit im Wege stehen.
Die eigene Produktivität erhöhen: So geht‘s
Neben der Mitarbeiterzufriedenheit als Schlüssel zur höheren Produktivität am Arbeitsplatz gibt es einige Punkte, an denen man ansetzen kann, um die Situation zu verbessern.
Wichtig ist zunächst einmal die richtige Ausstattung des Arbeitsplatzes. Egal ob im Büro oder im Home-Office, ein ergonomischer und ansprechender Arbeitsplatz macht mehr aus, als die meisten denken. Dazu gehört zum Beispiel die ausreichende Beleuchtung mit möglichst viel Tageslicht, genügend Platz auf dem Schreibtisch und eine ergonomische Körperhaltung.
Gerade im Home-Office ist es je nach Gegebenheiten nicht immer möglich, den optimalen Platz zu schaffen.
Schon kleine Maßnahmen können die Situation aber stark verbessern: Ein externer Monitor oder eine Erhöhung fürs Notebook, ein höhenverstellbarer Sitzplatz (zur Not mit Polstern oder Kissen arbeiten) und regelmäßiges Aufstehen und Bewegen wirken einer ungesunden Sitzhaltung entgegen.
Übrigens: Ein aufgeräumter Schreibtisch wirkt oft Wunder. Deshalb sollte man jeden Tag nach Arbeitsende gründlich Ordnung schaffen, sowohl im Büro als auch zuhause. Regelmäßiges Lüften und Grünpflanzen verbessern das Raumklima zusätzlich.
Wer im Großraumbüro arbeitet oder mit Familie zuhause im Home-Office sitzt, leidet oft unter dem erhöhten Lärmpegel am Arbeitsplatz. Abhilfe schaffen gut gedämmte Headsets.
Gegen Stress und einen zu hohen Workload hilft vor allem eins: Prioritäten setzen. Durch Zeitmanagement-Methoden, To-Do-Listen und eine gute Planung lässt sich die Arbeit besser bewältigen. Multitasking dagegen führt meist zum genauen Gegenteil.
Sinnvoll ist es auch, den eigenen Biorhythmus zu kennen. Wann ist die produktivste Zeit? Wann sind typische Durchhänger? Wer die eigenen starken Zeiten kennt und nutzt, arbeitet deutlich effizienter. Regelmäßige Pausen sind dabei essenziell. Nur so kann sich der Körper zwischendurch erholen und auch Produktivitätstiefs überwinden. Außerdem wichtig: In den produktiven Zeiten möglichst jede Ablenkung vermeiden, um im Flow zu bleiben. Dazu können zum Beispiel Telefon, Handy und E-Mails auf Stumm geschaltet oder Nicht-stören-Funktionen am Endgerät oder Browser genutzt werden.
Zeitmanagementmethoden für mehr Produktivität
Um die eigenen Aufgaben besser zu ordnen und noch produktiver zu werden, gibt es verschiedenste Ansätze und Zeitmanagementmethoden.
Ob Timeboxing, Pareto oder Pomodoro: Welche Methode für wen am besten funktioniert, muss ganz einfach ausprobiert werden.
Besonders häufig werden folgende Methoden eingesetzt:
- Zwei-Minuten-Regel: Die Zwei-Minuten-Regel schreibt vor, dass alle eingehenden Aufgaben, die in weniger als zwei Minuten erledigt werden können, sofort abgearbeitet werden. Alles, was länger als zwei Minuten dauert, wird entweder auf eine Liste geschrieben, delegiert oder ganz aussortiert.
- Timeboxing: Hier werden für alle Aufgaben konkrete Zeitfenster geplant. Die Arbeitstage unterteilen sich also in feste Blöcke („Timeboxes“) für bestimmte Aufgabenbereiche, zum Beispiel für spezielle Projekte, Organisation, Telefonate oder Planung.
- Pareto-Prinzip: Das Pareto-Prinzip sagt aus, dass 20 Prozent der Aufgaben für 80 Prozent der Ergebnisse sorgen. Das heißt konkret: Die wichtigsten Aufgaben mit dem größten Output werden zuerst bearbeitet.
- Pomodoro-Technik: Bei dieser Methode werden Aufgaben in kleinere Abschnitte eingeteilt. In Blöcken von 25 Minuten wird ausschließlich die geplante (Teil-)Aufgabe bearbeitet, ohne Unterbrechung oder Ablenkung. Nach einer anschließenden Fünf-Minuten-Pause startet der nächste Block. Nach vier 25-Minuten-Blöcken mit jeweils Fünf-Minuten-Pausen dazwischen wird eine größere Pause von 30 Minuten eingelegt. Durch den Wechsel von Konzentration und Pause soll der Output erheblich verbessert werden können.
Idealerweise übernimmt sowohl der Arbeitgeber als auch der Mitarbeiter selbst Verantwortung für die Produktivität am Arbeitsplatz. Durch kleine Maßnahmen, Verbesserungen des Workflows oder Zeitmanagementmethoden kann wirklich jeder etwas dafür tun, die eigene Produktivität zu verbessern. Ein guter Arbeitgeber sorgt darüber hinaus für eine optimale Arbeitsumgebung, ein gutes Betriebsklima und eine sinnvolle Aufgabenverteilung. Denn nur, wenn diese Grundvoraussetzungen gegeben sind, können dauerhaft wirklich gute Ergebnisse erzielt werden.
